Uma das minha resoluções para 2010 é tornar-me mais organizado, eficiente e produtivo. Sinceramente não vivo obcecado com estes conceitos, ao contrário do que acontece muito nos Estados Unidos, com muitos blogues de personal development, como o de Steve Pavlina, que recebe mais de 2 milhões de visitas por mês.
Por vezes chego a pensar que esta batalha para se ser mais produtivo e eficiente acaba por ser depois uma fonte de stress, e o meu objectivo nesta altura está mais virado para reduzir o stress a zero.
Seja como for, um pouco mais de produtividade e eficiência nunca fez mal a ninguém, e ao longo dos últimos meses, e depois de ler alguns desses blogues, aprendi algumas coisas que me estão a tornar um pouco mais eficiente, organizado e produtivo.
Uma lista de “coisas para fazer”
Uma das coisas que aprendi, e que se calhar muitos de nós já fazemos de uma forma mais ou menos consciente, é ter uma lista de coisas para fazer, ou tarefas, em inglês: a to do list.
Eu também já usava uma lista de coisas para fazer, mas descobri que estava a elaborar a minha lista de tarefas de forma errada, e aprendi alguns “truques” importantes.
Dividir a tarefa em partes mais pequenas
O primeiro erro que eu estava a cometer era ter tarefas muito genéricas e sem um objectivo bem definido. Por exemplo, eu costumava ter como tarefa “trabalhar no site de comércio electrónico”, e agora divido essa tarefa em objectivos mais específicos, mas definidos, e que não me ocupam mais que 5 a 30 minutos de cada vez.
Por exemplo, em vez de “trabalhar no site de comércio electrónico”, posso dividir esta tarefa em várias tarefas distintas para fazer ao longo de vários dias:
1. Criar 2 categorias novas de produtos
2. Adicionar 3 novos produtos
3. Obter 2 novos links
Com este novo sistema cada uma destas pequenas tarefas é fácil de visualizar e realizar, sendo que nenhuma delas demora muito tempo, de forma a evitar que eu sinta que fazer a tarefa vai ser uma seca. Se eu não reduzisse a tarefa em pequenas partes que pudesse ir fazendo se calhar tão depressa não pegava no site.
Começar e acabar cada tarefa
Eu tinha este vício, de começar uma tarefa e não a acabar. Se calhar era porque as tarefas não obedeciam ao ponto anterior, mas nem sempre.
Por exemplo, era normal eu abrir um email, lê-lo, mas não lhe dar o devido seguimento no mesmo instante (ainda hoje acontece, mas ninguém é perfeito). Isto normalmente resulta num email que depois é esquecido, ou então que tem que ser relido no futuro para poder ser resolvido, o que resulta numa perda de tempo.
Hoje tento sempre acabar numa assentada cada uma das tarefa que começo.
Tarefas para o dia seguinte
Na minha lista de tarefas para cada dia há uma tarefa em comum: criar uma lista de 3 a 6 tarefas para o dia seguinte.
Normalmente faço esta lista de 3 a 6 tarefas para o dia seguinte antes de acabar o meu dia de trabalho. No topo dessa lista estão as tarefas do dia anterior que eu não consegui realizar (não é realista pensar que vamos conseguir cumprir todas as tarefas na nossa lista).
Estas tarefas que vêem do dia anterior são as primeiras da lista para o dia seguinte, só ultrapassadas por tarefas inadiáveis.
Como é fácil de compreender, com este método nenhuma tarefa fica para trás, o que nos ajuda a manter a organização e produtividade.
Comecem hoje, comecem devagar
Se pretendem melhorar a organização do vosso dia a dia, estes foram os pontos que mais contribuíram de forma positiva para mim. Não pensem no entanto que o hábito de criar uma lista de coisas para fazer, e incluir nela aquilo que é realmente importante, se consegue de um dia para o outro.
No princípio quando comecei a fazer isto eu parece que nem sabia o que incluir na minha lista para o dia seguinte, e muitas vezes aconteceu ter que fazer coisas que não estavam na lista. Também pode acontecer estarem a incluir na lista tarefas muito pequeninas e insignificantes, mas com o tempo vão aprender a distinguir o que dever ser incluído na lista.
Hoje, fazer a minha lista e cumprir com ela já é quase que automático, e o único problema agora é como gerir a minha lista de tarefas. Tenho testado o Remember The Milk (disponível também em Português), e o plugin para Firefox ReminderFox. Ocasionalmente uso também o telemóvel, mas a realidade é que ainda não encontrei a solução ideal para mim.
Alguém tem mais alguma coisa a acrescentar? Nós aqui em Portugal não ligamos muito a esta coisa do personal development (talvez uma oportunidade para alguém lançar um blogue no nicho?)
Tags: eficiência, lista de tarefas, produtividade
31 comentários em “Um pouco mais de produtividade e eficiência nunca fez mal a ninguém”
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Excelente decisão Custódio.
Uma maior produtividade ganha pela eficiência é a melhor forma de fazer e muitas vezes poupar muito tempo.
A desorganização é uma enorme fonte de desperdício de tempo precioso.
A ideia de ter uma lista de tarefas detalhadas é muito usada na gestão de empresas pois ao definirmos tarefas menores obtemos mais vezes melhores resultados e vamos-nos auto-motivando.
Excelente post este. Deveria ser seguido por muitos!
Abraço
.-= Ver ler o meu último post…. Como melhorar as capacidades de liderança =-.
Sempre fiz listas de tarefas, embora por vezes possa dar a impressão que é perder tempo, e que deviamos era logo por mãos à obra, na verdade é um ganho, mesmo que a lista do dia não seja toda cumprida, sem duvida serviu para organizar melhor o trabalho.
.-= Ver ler o meu último post…. Chitika SELECT permite ganhar mais dinheiro ? =-.
Gostei de saber que também lês o Steve.
Adorei a aquela há uns tempos do sono polifásico… Enfim, não interessa agora para o caso.
Não faço to do lists, sou desorganizada e anárquica no que faço. Talvez porque todos os dias há imprevistos de última hora (criançada tem disto…). Mas, estou a tentar por outros meios impôr alguma ordem
Beijinhos
Eu tenho tentado melhorar este aspecto, mas é uma batalha. Comecei a ler os Steve Pavlina quando comecei este blog, depois deixei de ler, recentemente tenho tentado acompanhar outra vez.
Ótimo post, gostei da forma simples de explicar sem grandes metodologias complicadas.
Estou tentando me organizar melhor também, acredito que perdemos muito tempo com tarefas não tão importantes e muitas vezes tarefas que iniciamos e não concluimos, ou seja continuam sem serem feitas.
Abraços
.-= Ver ler o meu último post…. Apple vende 1 milhão de iPads em menos de 1 mês =-.
Eu também tenho a minha “to do list”. A melhor forma para mim é ter uma agenda (daquelas mais pequenas, que dá para colocar no bolso do casaco). Anda sempre comigo e sempre que me lembro de algo que preciso fazer escrevo lá, da mesma forma que a revejo algumas vezes por dia para ver o que me falta fazer nesse dia.
É sem dúvida obrigatório para uma boa organização e produtividade.
BENFIIIIIIIIICAAAA
.-= Ver ler o meu último post…. BENFICA CAMPEÃO NACIONAL PELA 32ª VEZ =-.
Eu antes da era dos telemóveis (ainda se lembram
) usava um bloco de notas que andava no bolso de trás para tomar nota de certas coisas.
Muito boas as dicas.
Ando meio sem objetivos nos meus blogs, até fico pensando no que fazer e quando vejo que falta tanta coisa, acabo por desistir. Mas vou começar a testar algumas das dicas, como dividir melhor as tarefas e ver o que acontece. Muito boas as dicas.
Boas Custódio
Eu utilizo o papel e às vezes o excel. São mais listas de coisas para ir fazendo. Depois vou fazendo e riscando. Não determino tempo/dia, pois uns dias sou mais produtivo que outros, é conforme a disposição.
Mesmo aqui ao meu lado estão vários papeis com ideias para projectos e domínios em maturação.
Uma coisa é certa sem alguma organização, está o caos instalado.
Eu uso o software iGTD – I Get Things Done, muito bom
.-= Ver ler o meu último post…. 250 cartões de visita grátis =-.
Não conhecia, mais outro para eu testar
Esquece, isso não é só para o MAC?
Já tinha comentado quando fizeste a resolução de ano novo, e na altura referi-te o blog que estava a iniciar. Ainda não tem muitos artigos, mas aborda esse tema, entre outros.
Se precisares de ajuda avisa!
Podemos trocar horas de consultoria! 
Costumo ler o blog do Pavlina, mas não concordo com tudo o que ele diz. Mas tem artigos interessantes.
.-= Ver ler o meu último post…. 10 razões para tornar o Google Chrome o seu browser preferido =-.
Antes de mais, bom post, como sempre!
Eu já trabalho no “ramo da internet” há quase 16 anos, pois comecei aos 10 anos, onde comecei a programar jogos naquela idade.
Já utilizei várias ferramentas, vários serviços pagos, até cheguei ao ponto de criar a minha propria ferramenta, tudo para encontrar o sistema ideal para organizar os meus emails (que são centenas de endereços, pois sou dono e/ou administrador de muitos domínios), e também organizar a minha lista “todo”.
Desde que Gmail entrou em BETA, mudei tudo para lá. Quando Gmail lançou o Google Apps, criei um domínio que seria utilizado apenas para o Google Apps. Logo depois lançaram a possibilidade de uma conta de Gmail receber emails de outras contas POP3. Pouco depois, veio o Google Labs, onde abria opções (em teste) novas para o serviço da Gmail.
Hoje, uso o Google Apps (free, não o premium). No Google Apps tenho os meus emails TODOS lá bem organizados em Labels (ou pastas). Todos, mesmo todos, os emails que eu recebo vão ter a esta só conta. Na mesma conta Google Apps também tenho o meu calendário, que utilizo para coisas pessoas (lembranças de aniversários, etc.) e profissionais (data para um cliente renovar um serviço comigo, etc.). E, depois, com a opção ligada no “Google Labs”, tenho a minha lista TODO, que sempre esteve disponível no Gmail, mas com o Google Labs activo na minha conta, ele aparece mesmo por baixo dos meus emails. Aqui fica uma foto de como tenho a minha conta Gmail (Google Apps):
http://jasonbabo.com/stuff/do.jpg
Há quem não goste deste serviços, mas sinceramente, a nível de qualidade, rapidez, e eficácia, não há melhor que o Gmail. E uma das razões principais de eu usar este serviço, é que tenho sempre tudo online, onde posso ter acesso em qualquer computador, e também tenho TUDO sincronizado com os meus telemóveis. Incluíndo contactos do telefone, que estão sincronizados com a lista de contactos do Gmail.
Bem, isto parece mais um commentário a promover o serviço da Google, mas sinceramente queria partilhar como organizo o meu trabalho. Como Custódio perguntou o que aconcelhamos, o aconcelho (se usar Gmail, claro) o sistema TODO da gmail. Não imagino hoje fazer o meu trabalho sem este serviço.
Pois sou Web Consultant, Community Manager no ramo de Jogos Online, Programador de Jogos, e também chefe de uma mini equipa. São 4 trabalhos para 5 empresas diferentes. Sem este “tool”, organizar isto tudo não seria fácil!
Grande abraço a ti, Custódio, pelo exelente trabalho que tem feito até agora, e cumprimentos tua communidade!
-Jason Babo
P.S.: Desculpe o meu Português, pois apesar de viver em Portugal metade da minha vida, nasci nos EUA, e passo todo dia a ler, escrever, e falar inglês graças ao meu trabalho.
Obrigado pelo comentário.
Vou também tentar essa opção. Por vezes nem é as ferramentas que usamos, mas a forma como as usamos (eu tenho lido muito bem sobre o Remember The Milk e eu não me habituou ao serviço…)
Pois, também li muito bem sobre o RTM, mas depois de usá-lo, com também a aplicação para o iPhone, achei que não valia a pena usar mais um serviço, quando o serviço (Google Apps) que já uso tem Tasks. Os Tasks no Gmail são bastante simples, pois de facto é isso que uma pessoa quer, não é?
Agora, se for preciso uma lembrança, aí é que tenho que usar o Calendário. Mas por um lado, é bom, pois o calendário tem a opção que notificar através de e-mail ou sms para o telemóvel.
Realmente manter-se organizado é uma tarefa complicada e exigente. Qualquer esforço nesse sentido é sempre de valorizar e só nos pode trazer benefícios no curto prazo.
Além das dicas aqui colocadas também posso partilhar a minha. Eu uso o Google Calendar. Porquê ? Tenho a conta de email @gmail.com acesse imediato ao Calendar com n tipo de alertas. E como estou quase o dia todo online torna-se facil gerir essa “to do list”.
E o melhor de tudo é que exista total compatibilidade e sincronização com os telemóveis Android. Como tenho um HTC com sistema operativo do Google posso “levar” o meu calendário para todo o lado e posso actualizá-lo/consultá-lo quando estou online ou mesmo offline através do telemóvel.
.-= Ver ler o meu último post…. WebHS com dois novos canais de comunicação =-.
Boas dicas! Nao vale a pena ficar obsecado pelo assunto mas ter alguns principios de organizacao como estes e muito importante! Um tenho uma to do list e tambem aplico o principio de dividir as tarefas. Ter uma to do list nao e tudo, pois muitas pessoas escrevem na lista e ignoram totalmente a lista!
Não há nada melhor que gerir bem o tempo, e para gerir bem o tempo é necessário definir uma lista com tarefas e como dizes no post quanto mais especificas forem as tarefas mais fácil fica de implementar essas tarefas. Organização uma chave essencial para o sucesso.
.-= Ver ler o meu último post…. Healthy Eating Plan =-.
sem duvida fazer uma lista de metas e ótimo voi mais além e coloco as punicoes e premiacoes quando consigo, só assim me policio. meu primeiro acesso no seu blog, é muito bom.
Nunca tive este costume de organizar o que fazer no dia,deve por isso que não sou produtivo e quando vejo já acabou o dia!!rsrsrs
Vou na dica do Carlos Silva que usa uma agenda pequena de bolso,nada de aparelhos tecnológicos(falta o esssencial! $$$) só uma agenda está otimo.
Com pouco de organização notaremos a diferença no rendimento do trabalho e projetos…
Abraço!
.-= Ver ler o meu último post…. Microcamp desrespeito ao consumidor =-.
Concordo plenamente contigo! As vezes também sou um pouco desorganizado e isso é mau para certas coisas no meu dia a dia!
Agora com o tempo tenho melhorado um bocadinho..
Já agora dá um saltinho ate ao meu site e da me a tua opiniao, ate me sinto mal porque ele não tem nada a ver com o teu site o teu esta brutal. O meu criei-o a coisa de 2 meses e continuo a cria-lo e desenvolve-lo todos os dias. diz-me algo depois.
http://www.clicmoney.webnode.com.pt
.-= Ver ler o meu último post…. INTERNET COMO FERRAMENTA DE TRABALHO =-.
tens toda a razão! belas dicas.
.-= Ver ler o meu último post…. 10 dicas de editores de imagem online gratuitos. =-.
Se tivessem de organizar uma barra lateral no wordpress com os seguintes widgets punham em que ordem ou o que é que tiravam e porquê?
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Eu uso o Toodledo (www.toodledo.com) para gerir tarefas. E gratuito, muito facil de usar e ajuda-me a gerir os meus projectos.
Olá Custódio,
uma das melhores formas de gerir as tarefas será aplicando as técnicas de gestão do tempo. Existe uma ferramenta informática interessante para isso: Rescue Time.
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Excelente blog e optima dica!
.-= Ver ler o meu último post…. =-.
Um dos meus grandes problemas, deixar coisas para trás…
Vou tentar seguir este exemplo!
.-= Ver ler o meu último post…. AffiliateFuture melhor que NetAffiliation? =-.
Vou te dizer que este é um dos maiores problemas que enfrento … “ah … daqui a pouco eu faço” … e claro, o daqui a pouco sempre fica para daqui a pouco, hehehe.
É incrível como vamos empurrando de barriga algumas coisas que seriam resolvidas em poucos minutos ( se bobear segundos … ) só por causa disso.
A dica de quebrar em vários “pedacinhos” a tarefa a ser realizada realmente pode ajudar, pois ao vermos que o que tem que ser feito é muito simples e fácil, podemos acabar nos empolgando e fazendo de uma vez. Vou tentar adotar.
Uma época pensei em colocar a “to do list” em post-it, cada tarefa numa folha e ir colando cada folha na tela do meu pc.
Ia chegar uma hora em que eu não conseguiria mais enxergar a tela e tomaria vergonha na cara para fazer a tarefa. Se fiz ? Não … preferi deixar para depois …
Caso sééério, hehehe.
Abraços !
.-= Ver ler o meu último post…. Crie uma Igreja e fique rico ! =-.
Olá Custódio,
Sugiro-te a leitura deste site:
http://www.pomodorotechnique.com/
Paulo Melo
Não me canso de elr as dicas! Irei de certeza aproveitar muitas!